Partes Integrantes de un Sistema de Calidad

1. PARTES INTEGRANTES DE UN SISTEMA DE CALIDAD

    La base de un Sistema de Calidad se compone de dos documentos, denominados Manuales de Aseguramiento de la Calidad, que define por un lado el conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos genéricos que una organización establece para llevar a cabo la gestión de la calidad (Manual de Calidad), y por otro lado, la definición específica de todos los procedimientos que aseguren la calidad del producto final (Manual de Procedimientos. 

El Manual de Calidad nos dice ¿Qué? y ¿Quién?, y el Manual de Procedimientos, ¿Cómo? y ¿Cuándo?. Dentro de la infraestructura del Sistema existe un tercer pilar que es el de los Documentos Operativos, conjunto de documentos que reflejan la actuación diaria de la empresa.

Según el manual de la calidad de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz (2006), la estructura de la documentación en la que se presenta el Sistema de Gestión de la Calidad establece cuatro niveles que se definen a continuación:

• Nivel I: Manual de gestión de la calidad

Describe el sistema de gestión de la calidad de acuerdo con la política y los objetivos de la calidad establecidos.

• Nivel II: Procedimientos

Procedimientos Generales: Forman la documentación básica utilizada para la aplicación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, cubren los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad y describen con el grado de detalle requerido, el control de las actividades que interesen, las responsabilidades y autoridades del personal que interviene, como se efectúan, controlan, documentan y registran las actividades que se realizan.

Procedimientos específicos: Describen la manera específica de realizar las actividades, en una o diferentes áreas de trabajo, vinculadas con el sistema de gestión de la calidad.

• Nivel III: Instrucciones de trabajo

Son documentos a los cuales se hace referencia en los procedimientos que detallan paso a paso la forma de ejecutar las actividades de trabajo, en donde la ausencia de estas puedan afectar adversamente la calidad.

• Nivel VI: Registros, formatos, datos y normas

Comprenden aquellos documentos de trabajos detallados y definidos en los procedimientos como formatos y sus instructivos, datos y normas comprendidas en los procedimientos, y los registros de información o reportes que proveen evidencias objetivas del grado de cumplimiento de los requisitos establecidos, del cumplimiento de las metas y funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.

1.1 Manual de Calidad

Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos:

• Única referencia oficial.
• Unifica comportamientos decisionales y operativos.
• Clasifica la estructura de responsabilidades.
• Independiza el resultado de las actividades de la habilidad.
• Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la Calidad.
• Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad.

1.2 Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos sintetiza de forma clara, precisa y sin ambigüedades los Procedimientos Operativos, donde se refleja de modo detallado la forma de actuación y de responsabilidad de todo miembro de la organización dentro del marco del Sistema de Calidad de la empresa y dependiendo del grado de involucración en la consecución de la Calidad del producto final.

 

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA PLANTA DE DISTRIBUCIÓN PDVSA PUERTO ORDAZ

En el año 2006, la planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz, obtuvo la certificación de la norma de calidad ISO 9001:2000 la cual especifica los "Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad necesarios para cumplir con los requerimientos del cliente", directamente involucrados con los productos despachados. Este modelo está aplicado en la línea del proceso de distribución de productos derivados de hidrocarburos en el Distrito Oriente, a través de los sistemas Oriente Norte, Oriente Sur y el Guamache, a fin de garantizar a los clientes y terceros, un nivel de confianza que aseguren la calidad de los combustibles suministrados.

El Sistema de Calidad instaurado en cada una de las plantas de Distribución de Combustibles tiene por fin asegurar que los productos cumplan con los requisitos especificados por las regulaciones, clientes y exigencias de la norma COVENIN ISO 9001:2000.

El Sistema de la Calidad se establece y mantiene de acuerdo a lo documentado en los manuales de los procedimientos generales y específicos, instrucciones, formatos y registros de las diferentes unidades de la organización.

La Gerencia de Distribución Oriente ha definido y documentado su sistema de Gestión de la calidad del proceso de distribución de combustible, de acuerdo a la cláusula 4.2 de la norma ISO 9001:2000, requisitos de la documentación, en cuatro (4) niveles (ver Figura) que se describe a continuación:

• Nivel I: Manual de gestión de la calidad, que describe el Sistema de la Calidad de acuerdo con la política y los objetivos de la calidad establecidos.

• Nivel II: Procedimientos, que se divide en dos partes: procedimientos generales que forma la documentación básica utilizada para la aplicación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, cubren los elementos aplicables de la norma del Sistema de la Calidad y describen con el grado de detalle requerido la ejecución de las actividades, las responsabilidades del personal que interviene, como se efectúan, controlan, documentan y registran las actividades que se realizan, y los procedimientos específicos por área de trabajo en planta que describe la manera específica de realizar las actividades o flujo del trabajo en una misma área o entre diferentes áreas de trabajo vinculadas con el Sistema de la Calidad.

• Nivel III: Instrucciones de trabajo, son los documentos a los cuales se hace referencia en los procedimientos, que detallan paso a paso la forma de ejecutar las actividades de trabajo, en donde la ausencia de estas pudieran afectar adversamente la calidad.

• Nivel IV: Registros, formatos, datos y normas de referencia, los cuales, comprenden aquellos documentos de trabajos detallados y definidos en los procedimientos como formatos y sus instructivos, datos y normas comprendidas en los procedimientos y los registros de información o reportes que proveen evidencias objetivas del grado de cumplimiento de los requisitos establecidos, de la eficiencia y funcionamiento del Sistema de la Calidad.

Figura . Estructura del sistema de la Calidad.

Fuente: Trabajo de grado. Evaluación de los tiempos de ejecución de las actividades de mantenimiento de la planta de distribución de Puerto Ordaz, SISOR-PDVSA.

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