1. PARTES INTEGRANTES DE UN SISTEMA DE CALIDAD
La base de un Sistema de Calidad se compone de dos documentos,
denominados Manuales de Aseguramiento de la Calidad, que define por un
lado el conjunto de la
estructura,
responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos genéricos que
una organización establece para llevar a cabo la gestión de la calidad (
Manual de Calidad), y por otro lado, la definición específica de todos los procedimientos que aseguren la calidad del producto final (
Manual de Procedimientos.
El Manual de Calidad nos dice ¿Qué? y ¿Quién?, y el Manual de Procedimientos,
¿Cómo? y ¿Cuándo?. Dentro de la infraestructura del Sistema existe un
tercer pilar que es el de los Documentos Operativos, conjunto de
documentos que reflejan la actuación diaria de la empresa.
Según el manual de la calidad de la planta de
distribución PDVSA Puerto Ordaz (2006), la estructura de la
documentación en la que se presenta el Sistema de Gestión de la Calidad establece cuatro niveles que se definen a continuación:
Nivel I: Manual de gestión de la calidad
Describe el sistema de gestión de la calidad de acuerdo con la política y los objetivos de la calidad establecidos.
Procedimientos Generales: Forman
la documentación básica utilizada para la aplicación general y la
gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, cubren
los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la
calidad y describen con el grado de detalle requerido, el control de las
actividades que interesen, las responsabilidades y autoridades del
personal que interviene, como se efectúan, controlan, documentan y
registran las actividades que se realizan.
Procedimientos específicos: Describen la manera específica de realizar las actividades, en una o diferentes áreas de trabajo, vinculadas con el sistema de gestión de la calidad.
Nivel III: Instrucciones de trabajo
Son
documentos a los cuales se hace referencia en los procedimientos que
detallan paso a paso la forma de ejecutar las actividades de trabajo, en
donde la ausencia de estas puedan afectar adversamente la calidad.
Comprenden
aquellos documentos de trabajos detallados y definidos en los
procedimientos como formatos y sus instructivos, datos y normas
comprendidas en los procedimientos, y los registros de
información o reportes que proveen
evidencias objetivas
del grado de cumplimiento de los requisitos establecidos, del
cumplimiento de las metas y funcionamiento del sistema de gestión de la
calidad.
1.1 Manual de Calidad
Especifica
la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para
conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma
similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de
la empresa, la
estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos:
Única referencia oficial.
Unifica comportamientos decisionales y operativos.
Clasifica la estructura de responsabilidades.
Independiza el resultado de las actividades de la habilidad.
Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la Calidad.
Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad.
1.2 Manual de Procedimientos
El
Manual de Procedimientos sintetiza de forma clara, precisa y sin
ambigüedades los Procedimientos Operativos, donde se refleja de modo
detallado la forma de actuación y de responsabilidad de
todo miembro de la organización dentro del marco del Sistema de Calidad
de la empresa y dependiendo del grado de involucración en la
consecución de la Calidad del producto final.
